根据我国《档案法》和《公民身份证法》等法律法规的规定,出生证明属于个人身份证明材料,应该作为公民建立和完善个人档案的重要证据之一,必须长期保存。具体来说,由有关机构颁发的出生证明,需要保存在公民个人档案或者其出生登记地的档案馆或者归档管理机构中。
在二者档案保管期上,一般情况下,公民个人档案应该长期保管,不应当销毁。而出生登记地的档案馆或者归档管理机构,应当根据实际情况对档案材料的保留期限及其可读时限进行科学制定,以保证档案留存与利用效益的平衡。
对于普通公民而言,由于出生证明作为个人身份证明材料,具有重要的历史、法律和证明作用,因此建议长期保留。比如,在以下情况下,还应该保留出生证明:
(1) 申请入学、就业、参加公务员、考取驾照等需要证明个人身份和年龄的场合;
(2) 户籍管理、婚姻登记、个人身份证办理等需要提交出生证明的场合;
(3) 参与社会福利、社会保障、涉及财产继承等需要证明个人身份和权利的场合。
综上所述,出生证明作为一种重要的身份证明材料,必须长期保存,以便应对可能发生的各种情况。
在出生证明保存过程中,需要注意以下几个方面:
(1)要防止出生证明的丢失或损坏。建议将原件和复印件分别存放,妥善保管,并将其存放在干燥通风、温度适宜、阳光不直射的地方。
(2)同时,为了保证证明的真实性和有效性,建议保存的出生证明为正式《出生证明》或者是公证的出生证明原件。
(3)对于使用数字化媒体等科技手段进行保存的,应当加强信息安全保护,确保电子文件的完整性和可读性,以及防范信息泄露。
出生证明是公民个人档案重要的组成部分之一,在个人档案结构中处于基础地位,也是各项社会保障制度开展和个人权益维护的重要依据。
因此,在档案的保管和利用过程中,应当将出生证明与其它档案资料一起合理配置和合理利用,充分发挥出生证明的证明、备案和监督管控作用,在更好地维护个人合法权益的同时,实现对个人和社会历史信息的长久保留和合理利用。